Tugas kisi- kisi soal dan jawaban uas semester 3(ganjil)

TUGAS  SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
KISI-KISI DAN JAWABAN SOAL UAS 
(Dosen mata kuliah SIM : Septia Lutfi)

DISUSUN OLEH :
NAMA :  MAYA AYU INDRIANI
NIM : 11140314
STIE BANK BPD JATENG
Tahun ajaran 2016
SEMARANG



1.) Sebutkan dan jelaskan 4 tahap dalam DSS!
Jawab:  
1. Tahap Pemahaman ( Inteligence Phace )
Tahap ini merupakan proses penelusuran dan pendeteksian dari lingkup problematika serta proses pengenalan masalah. Data masukan diperoleh, diproses dan diuji dalam rangka mengidentifikasikan masalah.
2. Tahap Perancangan ( Design Phace )
Tahap ini merupakan proses pengembangan dan pencarian alternatif tindakan / solusi yang dapat diambil. Hal tersebut merupakan representasi kejadian nyata yang disederhanakan, sehingga diperlukan proses validasi dan vertifikasi untuk mengetahui keakuratan model dalam meneliti masalah yang ada.
3. Tahap Pemilihan ( Choice Phace )
Pada tahap ini dilakukan pemilihan terhadap berbagai alternatif solusi yang dimunculkan pada tahap perencanaan agar ditentukan / dengan memperhatikan kriteria - kriteria berdasarkan tujuan yang akan dicapai.
4. Tahap Impelementasi ( Implementation Phace )
Tahap ini dilakukan penerapan terhadap rancangan sistem yang telah dibuat pada tahap perancanagan serta pelaksanaan alternatif tindakan yang telah dipilih pada tahap pemilihan.

2.) Apa tujuan dari DSS!
Jawab: 
1. Membantu manajer dalam pembuatan keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur.
2. Mendukung keputusan manajer dan bukan mengubah atau mengganti keputusan tersebut.
3. Meningkatkan efektifitas manajer dalam pembuatan keputusan, dan bukan peningkatan efisiennya.

3.) Apa kelebihan & kekurangan SIM?
Jawab:  
Kelebihan Sistem Informasi Manajemen:
Didalam sebuah Sistem Informasi Manajemen terdapat kelebihan-kelebihan yaitu terdiri dari:
1.  Meningkatkan efisiensi operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership). Dengan menanamkan investasi pada teknologi system informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.

2. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanyaATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun. Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran(switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah system reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut,maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.
3.  Membangun sumber-sumber informasi strategis. Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.

Kelemahan Sistem Informasi Manajemen
           Dapat memberikan dampak bagi lingkungan sosial seperti pengurangan tenaga kerja, sehingga dapat menambah angka pengangguran. Fungsi manusia sebagai tenaga kerja banyak tergantikan oleh teknologi-teknologi yang ada, karena dengan teknologi tersebut perusahaan merasa lebih di untungkan, sehin. Selain itu dengan adanya Sistem Informasi Manajemen tersebut membuat ketergantungan manusia terhadap Sistem Informasi Manajemen tersebut, sehingga mengesampingkan rasionalitas manusia itu sendiri.






4.) Sebut dan jelaskan komponen SIM!
Jawab: 
1.          Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional
Komponen sistem informasi adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:
a. Sistem Administrasi dan Operasional
Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti bagian personalia, administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus menerus agar perubahan-perubahan dapat segera diketahui.
b. Sistem Pelaporan Manajemen
Sistem ini merupaka sistem yang memiliki fungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan laporan yang bersifat periodik kepada para pengambil keputusan,sehingga para pengambil keputusan memiliki bahan-bahan atau informasi-informasi yang di perlukan untuk mengambil keputusan dengan benar.
c. Sistem Database
Database adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi. Basis data yang dimaksudkan untuk mengatasi problem pada sistem yang memakai pendekatan bebasis berkas. Sistem Database berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah. Untuk mengelola basis data diperlukan perangkat lunak yang di sebut DBMS . DBMS adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat,memelihara, mengontrol, dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efesien.
d. Sistem Pencarian
Berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.



e. Manajemen Data
Manajemen Data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa data:
1.  Data Akurat
2.  Up to Date (Mutakhir)
3.  Aman
4.  Tersedia bagi pemakai (user)
Berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi dengan database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.

2. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fisik
Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut meliputi:
a. Perangkat keras:
Perangkat keras adalah salah satu komponen dari sebuah komputer yang sifat alat nya bisa dilihat dan diraba oleh manusia secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi.
Hardware dapat bekerja berdasarkan perintah yang telah ditentukan ada padanya, atau yang juga disebut dengan dengan istilah instruction set. Dengan adanya perintah yang dapat dimengerti oleh hardware tersebut, maka hardware tersebut dapat melakukan berbagai kegiatan  yang telah ditentukan oleh pemberi perintah.
Hardware memiliki komponen pokok yaitu :
·         Input
·         Pemrosesan (CPU)
·         Penyimpanan
·         Output
b. Perangkat lunak
Jika perangkat keras adalah komponen yang nyata yang dapat diliat dan disentuh oleh manusia, maka software atau Perangkat lunak tidak dapat disentuh dan dilihat secara fisik..
Software adalah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh komputer, data elektronik yang disimpan oleh komputer itu dapat berupa program atau instruksi yang akan menjalankan suatu perintah. melalui sofware atau perangkat lunak inilah suatu komputer dapat menjalankan suatu perintah
Perangkat Lunak dibagi menjadi 3 :
Sistem perangkat lunak umum, seperti siste1. sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem computer
Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan
Aplikasi perangkat lunak yg terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi
c. DataBase
Database berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah.
Tujuan utama dari data base adalah:
1.    Menghindari pengulangan data (redudansi)
2.    Mencapai indepedensi data (kemampuan untuk membuat perubahan dalam stuktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. Indepedensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi dalam table dan kamus yang terpisah secara fisik dari program.
d. Prosedur pengoperasian
Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dlm bentuk fisik seperti buku panduan & instruksi, terdiri dari 3 jenis prosedur
Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan informasi yang akan digunakan
·         Instruksi penyiapan data sebagai input
·    Instruksi operasional






e. Personalia pengoperasian
1. Operator
2. Programmer
3. Analisa sistem
4. Personalia penyiapan data
5. Koordinator operasional SIM dan pengembangannya

5.) Sebutkan komponen teknologi secara garis besar!
Jawab:
Komponen Utama Sistem TI terbagi menjadi 3 komponen yakni Hardware, Software, Brainware.

a. Hardware

          Hardware atau yang didalam bahasa Indonesia dikenal sebagai perangkat keras adalah semua bagian-bagian fisik dari sebuah komputer atau perangkat TI. Hardware masih dapat diklasifikasikan kedalam 5 jenis, yakni:

1. Perangkat Masukan (Input Device)

           Perangkat ini memiliki fungsi sebagai sarana bagi pengguna (user) untuk memasukan data untuk diolah oleh komputer. Contoh dari perangkat masukan ini adalah keyboard, mouse, joystick, scanner, microphone, dll.
2. Perangkat Proses (Processing Device)

           Perangkat ini juga disebut sebagai “otak” dari komputer, karena perangkat ini memiliki fungsi untuk memproses data yang telah diberikan oleh user melalui perangkat input sehingga data tersebut dapat ditampilkan sebagai informasi. Contoh dari perangkat proses ini adalah ROM (Read Only Memory), RAM (Random Acces Memory), Prosesor, dll.
3. Perangkat Keluaran (Output Device)

          Perangkat ini adalah perangkat yang berfunsi untuk menampilkan hasil dari proses data yang dilakukan oleh perangkat proses. Data yang telah diproses ditampilkan dalam bentuk informasi baik dalam bentuk digital maupun dalam bentuk nyata. Contoh dari perangkat keluaran ini adalah monitor, speaker, printer, dll.



4. Unit Penyimpanan (Backing Sorage)
          Perangkat ini berfungsi menyimpan data dan/atau informasi yang ingin, sedang, atau telah diproses oleh perangkat proses. Contoh dari perangkat ini adalah Harddisk, dll.
5. Unit Tambahan (Periferal Unit)
          Perangakat ini adalah perangkat yang ditambahkan kedalam komputer agar komputer  memiliki fungsi baru. Contoh unit tambahan ini adalah, perangkat radio/televisi, modem, dll.


b. Software
           Software sering juga disebut perangkat lunak ini adalah kumpulan dari instruksi-instruksi yang akan mengatur kerja komputer. Software dapat diklasifikasikan menjadi 3 jenis yakni.
1, Sistem Operasi (Operating System)
          Sistem operasi merupakan sistem yang mengendalikan seluruh kerja dari perangkat-perangkat komputer, sehingga akan menjembatani antara pengguna dan perangkat- perangkat komputer komputernya. Contoh dari sistem operasi ini adalah Windows,Machintos, Linux, dll.

2. Bahasa Pemrograman (Programming Language)

           Digunakan sebagai alat untuk mengembangkan program aplikasi. Level/generasi bahasa pemrograman komputer (4 GL = 4 Generation Language) :

                      1. Bahasa mesin (machine language)

                      2. Bahasa rakitan (assembly language)

                      3. Bahasa pemrograman tingkat tinggi (programming language)

                      4. Aplikasi (application)

3. Bahasa Query (Query Language)

          Merupakan perangkat lunak bahasa tingkat sangat tinggi yang dapat digunakan untuk menampilkan informasi-informasi yang diinginkan hanya dengan sedikit perintah saja. contoh : SQL (structured query language)
4. Sistem Aplikasi (Application System)

          Sistem aplikasi adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menunjang tujuan-tujuan tertentu pada sebuah komputer. Contoh dari perangkat aplikasi ini adalah Ms. Office, CorelDraw, Adobe Photoshop, dll.

5. Utility           Utility adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menunjang kinerja komputer dan sebagai perawatan sistem operasi. Contoh dari utility ini adalah program-program antivirus seperti AVG, Norton Antivirus, McAfee, dll.


c. Brainware

           Brainware adalah setiap orang yang terlibat dalam kegiatan pemanfaatan komputer atau sistem pengolahan data. Brainware memiliki beberapa tingkatan diantaranya adalah sebagai berikut:
1. System Analyst

          Adalah Penanggung jawab dan perencana sistem dari sebuah proyek pembangunan sebuah sistem informasi khususnya yang memanfaatkan komputer

2. Programmer 

          Adalah Pembuat dan petugas yang mempersiapkan program yang dibutuhkan pada sistem komputerisasi yang dirancang

3. Administrator 
          Adalah Seseorang yang bertugas mengelola suatu sistem operasi dan program-program yang berjalan pada sebuah sistem/jaringan komputer

4. Operator 

          Adalah Pengguna biasa, hanya memanfaatkan sistem komputer yang sudah ada


6.) Sebutkan dan jelaskan karakteristik SIM!
Jawab: 
Suatu sistem bisa dikatakan sebagai sebuah sistem informasi apabila memnuhi karakteristik utama dari sebuah sistem informasi. Karakteristik utama ini menunjukkan bahwa sebuah sistem memang benar-benar sebuah sistem yang dapat memberikan arus informasi dari host menuj usernya. Berikut ini adalah beberapa karakteristik yang dimiliki oleh sistem informasi:
1. Memiliki Komponen
Karakteristik pertama dari sebuah sistem informasi adalah memilki komponen. Komponen ini merupakan bagian dari sebuah sistem interaksi, dimana keseluruhan komponen tersebut saling berinteraksi satu sama lain. Setiap komponen atau yang bisa juga disebut sebagai subsistem di dalam sebuah sistem informasi memiliki sifat untuk menjalankan fungsi-fungsi tertentu di dalam sebuah sistem informasi. Jadi, apabila subsitem atau komponen dari sistem informasi ini tidak dapat bekerja optimal, maka keseluruhan sistem informasi yang diimplementasikan tidak akan dapat berjalan secara optimal.
2. Memiliki Batasan atau Boundary
Karakteristik dari sebuah sistem informasi berikutnya adalah sebuah sistem informasi haruslah memiliki sebuah batasan sistem atau yang dikenal dengan istilah boundary. Batasan ini merupakan pembatas dari sebuah sistem informasi dengan sistem informasi lainnya, yang membuat sistem informasi tersebut menjadi satu buah kesatuan sistem informasi yang utuh, dan menunjukkan ruang lingkup yang dimilki oleh sistem informasi tersebut.
Jadi, dengan adanya boundary ini, seuah sistem informasi tidak akan bekerja saling tumpang tindih satu sama lainnya, dan dapat berfungsi sesuai dengan tugas dan juga perannya amsing-masing.
3. Memiliki Lingkungan Luar dari Sistem atau Environment
Karakteristik dari sistem informasi berikutnya adalah memilki lingkungan luar dari sebuah siste, atau yang disebut dengan environment. Environment merupakan keseluruhan sistem dan juga lingkungan yang berad di luar batasan atau boundary dari sebuah sistem informasi. Sebuah sistem akan disebut sebagai sistem informasi, apabila sistem tesebut memilki batasan atau boundary, dan juga memiliki lingkungan luar yang berbatasan langsung dengan sistem informasi tersebut.
4. Memiliki Interface
Interface atau antar muka merupakan karakteristik berikutnya yang harus dimilki oleh sebuah sistem informasi. Ya, suatu sistem akan dianggap sebagai sebuah sistem informasi yang dapat dioperasikan dengan baik dan juga optimal apabila sistem informasi tersebut memilki interface atau antar muka. Interface atau antarmuka ini merupakan media yang digunakan untuk dapat menghubungkan sebuah komponen atau subsistem yang terdapat pada sebuah sistem informasi.
Hal ini mengacu pada karakteristik pertama pada sebuah sistem informasi, dimana sistem informasi memilki beberapa komponen dan juga subsistem yang menjadi dasar terbentuknya suatu keseluruhan sistem. Keseluruhan komponen dan juga subsitem tersebut di hubungkan dengan apa yang disebut denan interface.
Berarti, sudah jelas terlihat, apabila suatu sistem informasi tidak memiliki interface, maka sistem tersebut tidaka akan dapat berjalan dengan optimal.
5. Memiliki Input atau Masukan Sistem
Karakteristik berikutnya dari sebuah sistem informasi adalah sistem input atau masukan. Input system atau sistem masukan ini meruapakan jenis energy yang digunakan untuk dimasukkan ke dalam suatu sistem. Masukan atau input ini terdiri dari dua jenis, yaitu:



Maintenance Input
Maintenance input merupakan input yang berhubungan dengan perawatan suatu sistem, dimana merupakan sebuah energy yang dimasukkan ke dalam sistem informasi, agar sistem informasi tersebut bisa berjalan dengan baik dan optimal.
Signal Input
6. Memiliki Output atau Keluaran dari Sebuah Sistem
Output atau keluaran merupakan karakteristik dari sistem informasi yang berikutnya. Output merupakan keluaran energy atau hasil yang diteruskan oleh input. Hasil atau output ini bisa berupa tampilnya data dan juga informasi yang muncul pada display user, yang berisi informasi. Dengan adanya output ini , maka setiap user yang menggunakan sistem informasi dapat mengakses dan juga memanfaatkan layanan informasi yang ditujukkan kepada dirinya, sehingga membuat sistem informasi dapat bekerja dengan optimal dan bermanfaat.
7. Memiliki Pengolah dan Pemrosesan Sistem
Karakteristik berikutnya yang harus dimilki oleh sistem informasi adalah sebuah pengolah data atau pemrosesan sistem. Pengolah data atau pemrosesan sistem ini merupakan komponen atau bagian di dalam sebuah sistem informasi yang memilki tugas utama untuk memproses input dari sebuah sistem informasi menadi keluaran atau output dari sebuah sistem informasi.
Singkatnya, processing system ini membantu proses pengolahan data secara keseluruhan yang ada did alam sebuah sistem informasi, lalu mentransmisikan hasil dari pengolahan data tersebut menuju output yang dikeluarkan oleh sistem dan dapat diakses oleh user.
8. Memiliki Sasaran dari Sistem
Karakteristik terakhir merupakan karakteristik yang mungkin paling penting dari sebuah sistem informasi. Karakteristik tersebut adalah sasaran dari sistem. Ya, sasaran dari sistem merupakan analisis berupa siapa saja yang akan menggunakan sistem informasi ini. Tanpa adanya sasaran dari pembuatan sistem, maka sudah pasti sebuah sistem informasi tidak akan bisa bermanfaat dan juga berguna.
Misalnya adalah, sebuah sistem informasi diimplementasikan untuk para auditor dan juga akuntan. Maka jenis dari sistem informasi yang akan diimplementasikan dan juga dikembangkan adalah jenis dari sistem informasi akuntasi, yang berisi data – data keuangan suatu eprusahaan dan juga organisasi.




7.) Jelaskan sistem deterministik dan probabilistik!
Jawab: 
*Sistem deterministik (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat, misalnya sistem komputer. 
*Sistem probabilistik (probabilistic system) adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti. 

8.) Jelaskan sistem tertutup dan sistem terbuka! 
Jawab :
1.)  OPEN SYSTEM (Sistem Terbuka)
·         Sistem terbuka adalah "sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem yang berinteraksi dengan lingkungannya dimana sistem ini menerima masukan dari lingkungannya dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau sistem lainnya., Karena system sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luanya, maka suatu system harus mempunyai suatu system pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relative tertutup karena system tertutup akan bekerja secara otomatis dna terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja. Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya.
2.      CLOSE SYSTEM (Sistem Tertutup)
·         Sistem tertutup adalah "sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan, dengan kata lain sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya.Secara teoritis system tertutup ini ada, tetapi kenyataanya tidak ada system yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed (secara relative tertutup, tidak benar-benar tertutup).

9.) Jelaskan aplikasi SIM dan kegunaannya!
Jawab: 
1.Transaction Procesing System► Sistem pemrosesan transaction, sistem ini memprose ribuan transaksi yang terjadi di organisasi setiap hari : penjualan, pembayaran, penerimaan, mengiriman dan penerimaan barang, sewa beli dll
2.Decision Support System (DSS)► adalah sistem yang berbasis komputer, biasanya bersifat interaktif, dirancang untuk membantu manajer atau membuat keputusan yang lain. DSS memasukkan baik data atau model untukmembantu pembuat keputusan dalam mengatasi masalah, khususnya masalah yang tidak terstruktur.


3.Group Decision Support System (GSS) ► sistem dirangcang untuk mendukung suatu kelompok tidak hanya individu sistem ini disebut GSS (Group Decision Support System) atau Electronik Meeting System (EMS) yang bertujuan untuk memberi keuntungan kekuatan bagi kelompok organisasi dalam membuat keputusan yang lebih baik dibandingkan dengan keputusan yang dibuat sendiri.
4.Geographic Information System (GIS) ► adalah suatu sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengumpulkan, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan menampilkan data tempat (spatial data). GIS menghubungkan data ke peta yang ada dalam komputer sehingga karakteristik tempat dari data bisa dihimpun dengan mudah. GIS seringkali berfungsi sebagai DSS untuk menjalankan tugas penyeleksian tempat restauran fas food dan penetapan rute pengiriman barang.
5.Exccutive Information System (EIS) ► Konsep kunci dari sistem ini adalah mampu mengirim informasi terbaru tentang keadaan bisnis langsung pada eksekutif puncak. EIS didesain untuk digunakan secara langsung oleh manajer puncak tanpa bantuan perantara. EIS menggunakan tampilan grafik, komunikasi, dan metode penyimpanan data untuk memudahkan para eksekutif dalam mengakses secara on-line informasi terbaru tentang keadaan organisasi yang dipimpinnya.
Bidang Aplikasi Pendukung Fungsional :
1.Office Automation► Otomasi kantor melibatkan seperangkatfungsi yang saling berhubungan dan dapat diintegrasikan dalam sistem tunggal. Fungsi-fungsi yang biasa dipakai adalah electronic mail, word processing, pengopian, penyimpanan dokumen, voice mail, desktop publishing.
2.Factory Automation ►melibatkan seperangkat mesin-mesing yang terkontrol secara numerik (numericsal controlled machines) yang menggunakan program komputer untuk mengawasi jalannya mesin-mesin canggih.
3.Computer Integrated Manufacturing (CIM) ► sistem yang menghubungkan MRP dan mesin yang dikontrol dengan angka (numerik) memungkinkan tidak hanya membuat jadwa,tapi mengawasi berbagai mesin yang sedang bekerja.
Bidang Aplikasi Berbasis Teknologi :
1.Aftificial Intelligence (AI) ► Ide AI sendiri berdasarkan pemikiran bahwa bagaimana membuat komputer melakukan pekerjaan lebih baik dari yang dilakukan manusia. Sistem AI ini meliputi bahasa Natural, robot, sistem penglihatan dan pendengaran, sistem pakar, dan jaringan neural .
a.Bahasa Naturalð ditujukan untuk menghasilkan sistem yang mampu menerjemahkan instruksi manusia ke dalam suatu bahasa yang memungkinkan komputer memahami dan melaksanakannya.
b.sistem penglihatan dan pendengaranð melibatkan pembuatan mesin yang memiliki kemampuan melihat atau bicara (atau keduanya) yang mempengaruhi prilaku dasar mereka.
c.Sistem pakar ð (Expert Sistem) berkaitan dengan sistem bangunan yang memasukkan pembuatan keputusan yang logis dari seorang ahli manusia.
d.Jaringan Neural ð yakni sistem terbaru yang mempelajari bagimana sistem nervous bekerja.
2.Virtual Reality ► sistem yang mengacu pada penggunaan sistem berbasis komputer yang menciptakan suatu lingkungan yang tampak nyata terhadap satu atau lebih sensor dari pengguna.
3.Bidang Aplikasi Berbasis Rancang Bangun ►
a.Distibuted System ð adalah sistem dimana komputer dari beberapa ukuran diletakkan diberbagai tempatsuatu organisasi menjalankan aktivitas bisnisnya (kantor pusat,pabrik,toko,gudang,bangunan kantor) dan komputer tersebut dengan jalur telekomunikasi agar mampu menyokong proses bisnis.

10.) Alamat blog saya: sim-septialutfi-11140314-mayaayu.blogspot.com 

TUGAS SIM DATABASE HRIS DAN PPT NYAAA

MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DATABASE HUMAN RESOURCES INFORMATION SYSTEM (HRIS)

(Disusun Guna Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen)

Disusun oleh :

Nama                  :        Maya Ayu Indriani

NIM                              :        11140314

Dosen                 :        Septia Lutfi, S.Kom, M.Kom

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI BANK BPD JATENG

JURUSAN AKUNTANSI

TAHUN AJARAN 2015/2016

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah Alrabbi Al- Amin, rasa syukur saya ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan nikmat dan seijin-Nyalah sehingga saya dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini. Dalam makalah ini saya bermaksud untuk menganalisis seputar database human resources information system (HRIS).

Makalah ini dibuat dalam rangka memperdalam  pemahaman dalam lingkup peranan  Sumber Daya Manusia dalam Sistem Informasi Manajemen itu sendiri, sekaligus melakukan apa yang menjadi tugas  mahasiswa  yang mengikuti mata kuliah “Sistem Informasi Manajemen”.

Dalam  proses makalah ini,  tentunya saya mendapatkan bimbingan, arahan, koreksi dan saran dari berbagai pihak, untuk itu rasa terima kasih  saya sampaikan kepada :
1. Septia Lutfi, S.Kom., M.Kom. ,  selaku dosen mata kuliah “Sistem Informasi Manajemen”.
2. Berbagai pihak lainnya yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu.

Kritik dan saran selalu saya terima, karena sebagai manusia biasa tidak luput dari kesalahan

Demikian makalah ini saya buat semoga bermanfaat.

Semarang,   4 Januari 2016

Penyusun,

Maya Ayu Indriani

BAB I

PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS. Walaupun demikian nampaknya manajemen puncak kurang menekankan HRIS. Namun, peraturan pemerintah yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktek personil perusahaan, mendesak manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada HRIS. Menikmati status yang baru, HRIS mulai bermigrasi dari SI ke SDM, dengan memanfaatkan teknologi computer mikro.

HRIS telah melalui jalan yang panjang pada decade yang alu, dan banyak eksekutif yang sekarag memandangnya sama berharga dengan system informasi fungsional lain.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Tiap perusahaan memiliki system untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

B. Rumusan Masalah

a.         Mengetahui pengertian HRIS

b.        Menjelaskan fungsi HRIS

c.        Aplikasi yang digunakan HRIS

d.        Memahami output HRIS

e.        Mengetahui model HRIS

f.       Mengetahui obyek HRIS

g.   Tahapan Pengembangan Database HRIS

C.   TUJUAN

Dari rumusan masalah di atas dapat disimpulkan tujuan dan kegunaan dari makalah ini adalah:

1.      Memberitahukan kepada pembaca pengertian dari sistem informasi manajemen khususnya untuk Sumber Daya Manusia.

2.      Menambah wawasan tentang dampak yang terjadi pada Sistem Informasi SDM.

3.      Untuk mengetahui lebih dalam mengenai definesi HRIS.

4.      Untuk mengetahui fungsi HRIS.

5.      Untuk mengetahui aplikasiHRIS.

6.    Memahami output HRIS

7.        Mengetahui tentang output HRIS

8.       Mengetahui obyek HRIS

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian  HRIS

HRIS merupakan salah satu sistem informasi terpenting yang ada di dalam sebuah perusahaan. Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System, yang menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

Mengukur Efektivitas HRIS

Evaluasi harus menentukan apakah atau tidak HRIS telah dilakukan sampai dengan harapan dan jika HRIS sedang digunakan untuk keuntungan penuh Byars amp Rue . Salah satu tantangan yang paling signifikan yang dihadapi oleh eksekutif personel publik saat ini adalah mengukur kinerja sistem informasi sumber daya manusianya HRIS Dalam rangka untuk membenarkan nilai tambah kontribusi HRIS untuk mencapai misi organisasi Hagood amp Friedman . Melaksanakan program HRIS mungkin tampak batang yang diperlukan untuk sebuah perusahaan tetapi jika itu akan menjadi alat yang efektif untuk operasi HR itu tidak akan membantu meningkatkan efisiensi dan dapat menghalangi gantinya. Salah satu perusahaan yang menerapkan sistem HRIS adalah Toshiba America Medical Systems Inc TAMS . TAMS menempatkan semua secara online imbalan kerja informasi dan menciptakan pilihan pendaftaran terbuka ketika TAMS mengubah penyedia layanan kesehatan. Hampir segera setelah meluncurkan portal UltiPro baru teknologi HRIS kepada karyawan TAMS mulai melihat perbaikan dengan peningkatan perkiraan dalam efisiensi membuka pendaftaran Wojcik . Dengan menentukan efisiensi dari program baru TAMS mampu menyadari manfaat dari sistem HRIS yang baru.

Keamanan HRIS

Privasi informasi karyawan telah menjadi isu utama dalam beberapa tahun terakhir. Dengan pencurian identitas menjadi masalah umum karyawan menjadi lebih sensitif tentang siapa yang melihat informasi pribadi mereka dan keamanan itu tetap masuk Dengan membuat informasi karyawan yakin bahwa disimpan dalam HRIS yang relevan dengan perusahaan dan memastikan ada terbatas akses proteksi password untuk informasi tersebut perusahaan dapat membuat karyawan yang lebih aman dengan keamanan informasi mereka. Entah elektronik atau kertas file karyawan layak diperlakukan dengan hati-hati. Menetapkan hak keamanan dan pengguna akhir panggilan untuk keseimbangan menggabungkan pengetahuan kebijakan SDM sistem dan sehari-hari operasi O Connell .

Salah satu perusahaan yang menghadapi masalah keamanan utama adalah CS Stars LLC. CS Bintang track hilang dari salah satu komputer yang yang berisi informasi pribadi yang mencakup nama alamat dan nomor jaminan sosial dari kompensasi pekerja. Masalah yang lebih besar adalah bahwa CS Stars gagal untuk memberitahu konsumen yang terkena dampak dan karyawan tentang komputer hilang. Meskipun komputer telah diambil dan tidak ada informasi yang tampaknya telah dirugikan banyak karyawan kehilangan rasa aman dengan perusahaan. Keamanan Informasi New York Pelanggaran dan Hukum Pemberitahuan efektif pada bulan Desember mengharuskan bisnis yang mempertahankan data yang terkomputerisasi yang mencakup informasi pribadi untuk memberitahu pemilik informasi dari setiap pelanggaran keamanan sistem penemuan segera berikut jika informasi pribadi adalah atau cukup diyakini telah diakuisisi oleh seseorang tanpa otorisasi yang sah Cadrain .

Perusahaan lain yang mengalami pelanggaran keamanan adalah Ameriprise Financial. Pada akhir sebuah komputer yang berisi informasi pribadi pada klien dan karyawan dicuri. Karena banyak karyawan di Ameriprise mengambil komputer mereka antara pekerjaan dan rumah perusahaan ditentukan ada kebutuhan untuk menempatkan keamanan lebih ke komputer-komputer. Ameriprise memastikan semua karyawan memiliki suite keamanan baru diinstal pada komputer mereka. Dengan cepat menanggapi kebutuhan untuk keamanan yang lebih Ameriprise memastikan semua informasi yang disimpan aman. Membuat informasi bahwa karyawan disimpan sebagai aman mungkin akan ada lebih percaya pada perusahaan dan karyawan HR yang bekerja dengan informasi tersebut.

B. Fungsi HRIS

Fungsi dari HRIS itu antara lain adalah sebagai berikut :

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)

SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2. Pendidikan dan Pelatihan

Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data

Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk perorangan/umum.

4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan

Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

5. Perencanaan Karir (Career Planning)

Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).

6. Hubungan Karyawan (Employee Relations)

Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.

7. Separation Management

Berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi banyak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).

8. Personnel Administration and HRIS

Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

C. Aplikasi yang digunakan untuk HRIS

Macam-macam Aplikasi yang digunakan untuk Human Resources Information System adalah :

1. Employee Database Management

Database Management System (DBMS) adalah seperangkat program komputer yang mengendalikan pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan database. Hal ini memungkinkan organisasi untuk menempatkan kontrol terhadap pembangunan database di tangan administrator database (DBAs) dan spesialis lainnya. Sebuah DBMS adalah perangkat lunak sistem paket yang membantu penggunaan koleksi terpadu dari catatan data dan file yang dikenal sebagai database. Hal ini memungkinkan program aplikasi user yang berbeda untuk dengan mudah mengakses database yang sama. DBMSs dapat menggunakan salah satu dari berbagai model database, seperti model jaringan atau model relasional. Dalam sistem yang besar, sebuah DBMS memungkinkan pengguna dan perangkat lunak lain untuk menyimpan dan mengambil data dengan cara terstruktur.

2. Performance Management

3. Recruitment Database Integrated System

Rekrutmen (recruitment) dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan calon karyawan yang memiliki kemampuan yang sesuai dengan kualifikasi dan kebutuhan suatu organisasi / perusahaan.Prosesnya dimulai dari penetapan kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan, mencari resource, mengumpulkan surat lamaran dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan diakhiri dengan mengumpulkan orang-orang yang tertarik dengan pekerjaan yang lowong. Recruitment Database Integrated System dikembangkan dengan tampilan menu mencakup semua proses rekrutmen dan seleksi yang dilakukan oleh perusahaan. Walaupun alur proses di masing-masing perusahaan dapat berbeda, namun aplikasi software ini dibangun secara”fleksible” mengikuti proses bisnis yang ada dalam perusahaan.

4. Competency Based Integrated System

5. Talent Management Integrated System

Talent management meliputi pengembangan individu dan organisasi di dalam menjawab perubahan dan kompleksitas lingkungan operasi. Aktivitas dalam talen management termasuk menciptakan dan mempertahankan budaya organisasi yang mendukung (support) dan berorientasi pada orang (people oriented).

6. Compensation & Benefit Management System

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumber daya Manusia adalah:

• Timely (tepat waktu)

• Accurate (akurat)

• Concise (ringkas)

• Relevant (relevan)

• Complete (lengkap)

D. Output HRIS

Output HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :

1. Subsistem Perencanaan Kerja

Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turn over), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

2. Subsistem Perekrutan

Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.

3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

Merupakan informasi±informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi± informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.

4. Subsistem Tunjangan

Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

5. Subsistem Benefit

Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan.Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.

6. Subsistem Pelapor Lingkungan

Informasi-informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

E. Model HRIS

Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output.

INPUT HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu :

1.      Sub Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi).

SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.

                       

4

2.      Sub Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia.

Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).

3.      Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia.

Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:

·         Intelijen Pemerintah.

Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

·         Intelijen Pemasok.

Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.

·         Intelijen Serikat Pekerja.

Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

·         Intelijen Masyarakat Global.

Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya

F. Obyek HRIS

Obyek SDM yang diaudit

Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM itu sendiri mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta fungsi peningkatan kinerja. Dengan demikian jika dirinci, obyek yang dapat diaudit adalah sebagai berikut :

ü  Fungsi Perencanaan : Manpower Planning, Manpower Recruitment, Manpower Fulfillment, Sourcing Candidate.

ü  Fungsi Pengembangan : Training, Development, Coaching, Mentoring.

ü  Fungsi Informasi & Teknologi : Personnel Data base, Sistem Informasi Manajemen SDM (HRIS).

ü  Fungsi Pemerliharaan : Industrial Relation, Corporate Social Responsibility.

ü  Fungsi Penghargaan dan Penghukuman : Compensation & Benefit, Reward, Termination, Punishment.

ü  Fungsi Peningkatan kinerja : Performance Management System, Pay for Performance.

Dari aspek diatas, kebanyakan masih berkutat dalam hal sistem dan prosedur dimana aspek ini sering disebut sebagai sisi Hard Capabilities Organisasi. Perkembangan selanjutnya yang bisa menjadi pertimbangan audit, adalah juga mengaudit aspek Soft Organisasi, antara lain :

* Budaya Organisasi,

* Audit competency staff SDM,

* Audit kepuasan terhadap fungsi SDM.

G. Tahapan Pengembangan Database HRIS

Tahap-tahap proses desain pengembangan SISDM dapat dirinci sebagai berikut :

a.      Usulan Kepada Manajemen
Tahap pengusulan berkenaan dengan masalah-masalah umum yang dihadapi organisasi dan diarahkan pada suatu keputusan untuk menyelidiki lebih lanjut. Pada tahap ini, konsep pengembangan SISM diajukan, dan oleh karena itu berbagai parameter system secara keseluruhan dan analisis biaya/manfaat besar perlu diuraikan. Masalah-masalah kebijaka biasanya dibahas, dan dampak system terhadap dinamika organisasi dinyatakan. Tahap ini diakhiri dengan saran-saran untuk manajemen bahwa analisis kebutuhan perlu dilakukan. 

b.      Analisis Kebutuhan
Tahap ini diarahkan untuk merinci lebih lanjut masalah-masalah umum yang dinyatakan dalam tahap usulan menjadi beberapa sasaran dan spesifikasi pemakai. Tujuan utama tahap ini adalah menemukan masalah-masalah sesungguhnya dan mengembangkan berbagai metode dan strategi untuk menanggapi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan mencakup analisis biaya dan manfaat secara lebih rinci, alternatif-alternatif dalam pengembangan, berbagai masukan keluaran system. “trade offs” dalam pengembangan berbagai pilihan yang mungkin dibahas, dan atas dasar informasi ini manajemen kemudian dapat menentukan apakah proyek dapat dilanjutkan atau memerlikan perubahan-perubahan atau tidak dilanjutkan.

c.       Spesifikasi Sistem
Tahap ini memerlukan isi system yang sebenarnya dari sudut pandang pemakai. Berbagai fungsi dasar system dijelaskan serinci mungkin untuk menentukan urutan kegiatan pemerosesan. Semua produk akhir system dan semua masukan yang diperlukan diuraikan. Semua fungsi manual yang disyaratkan ditentukan. Tingkat akurasi dan jangka waktu yang harus dipenuhi system dijabarkan oleh para pemakai

d.      Desain Sistem
Dalam tahap desain ini, system keseluruhan dirinci secara spesifik agar semua fungsi dapat diperiksa dan semua program dapat disebutkan. Perancang system menentukan bagaimana SISM akan mencapai sasaran-sasaran yang dirumuskan dalam tahap spesifikasi. Program-program computer dirancang, dan semua konfigurasi perangkat keras (hardwere) dan lunak (softwere) ditentukan. Di samping itu, hubungan antara fungsi-fungsi manusia dan mesin dijelaskan, dan dokumentasi pemakai dan program-program latihan yang sesuai diidentifikasi dan bahan-bahan latihan disusun.

e.      Pengembangan Sistem
Program-program computer dibuat dalam tahap ini. Fungsi-fungsi manusia juga dijabarkan dalam bentuk diskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Semua bagian system diuji dengan data yang disuplai dari pemakai. Berbagai program latihan dikembangkan, dan percobaan-percobaan dilaksanakan dalam situasi-situasi uji semu (dummy test) maupun dengan data sesungguhnya.

f.      Instalasi Dan Konversi
Setelah pengujian dilingkungan “laboratorium” berhasi, SISM dipasang dilingkungan organisasi pemakai da diuji lagi, sebelum perobaa dilakukan, dengan menggunakan data semu. Keseluruhan SISM kemudian dicoba dengan menggunakan data sesungguhnya, dan para pemakai dilatih tenang cara pengoperasian sistem. Penyesuaian-penyesuaian dilakukan, dan bila system berjalan baik, system lama bias dihentikan.

g.     Evaluasi
Kerja SISDM, baru diukur dengan sasaran-sasran yang telah ditetapkan pada tahap-tahap awal. Biaya-biaya penjalanan system, akurasi dan ketepatan laporan, serta berbagai krakteristik operasional lainnya dievaluasi dan dilaporkan kembali kepada manajemen.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

HRIS merupakan salah satu sistem informasi terpenting yang ada di dalam sebuah perusahaan. Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System, yang menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

Daftar Pustaka

“http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia”
portalHR – www.portalhr.com

http://sisteminformasi.wordpress.com/2007/01/22/karakter-sistem-informasi/

http://sisteminformasi.wordpress.com/2007/01/23/komponen-sistem-informasi/

Iswanti, 2005. Sistem Informasi dari konsep dasar menuju pengadaannya

Tanjung. 2006.Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Jakarta. PT Grasindo

MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

DATABASE HUMAN RESOURCES INFORMATION SYSTEM (HRIS)

(Disusun Guna Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen)

Disusun oleh :

Nama                  :        Maya Ayu Indriani

NIM                              :        11140314

Dosen                 :        Septia Lutfi, S.Kom, M.Kom

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI BANK BPD JATENG

JURUSAN AKUNTANSI

TAHUN AJARAN 2015/2016

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah Alrabbi Al- Amin, rasa syukur saya ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan nikmat dan seijin-Nyalah sehingga saya dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini. Dalam makalah ini saya bermaksud untuk menganalisis seputar database human resources information system (HRIS).

Makalah ini dibuat dalam rangka memperdalam  pemahaman dalam lingkup peranan  Sumber Daya Manusia dalam Sistem Informasi Manajemen itu sendiri, sekaligus melakukan apa yang menjadi tugas  mahasiswa  yang mengikuti mata kuliah “Sistem Informasi Manajemen”.

Dalam  proses makalah ini,  tentunya saya mendapatkan bimbingan, arahan, koreksi dan saran dari berbagai pihak, untuk itu rasa terima kasih  saya sampaikan kepada :
1. Septia Lutfi, S.Kom., M.Kom. ,  selaku dosen mata kuliah “Sistem Informasi Manajemen”.
2. Berbagai pihak lainnya yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu.

Kritik dan saran selalu saya terima, karena sebagai manusia biasa tidak luput dari kesalahan

Demikian makalah ini saya buat semoga bermanfaat.

Semarang,   4 Januari 2016

Penyusun,

Maya Ayu Indriani

BAB I

PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

Setiap perusahaan besar pastilah memiliki sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS. Walaupun demikian nampaknya manajemen puncak kurang menekankan HRIS. Namun, peraturan pemerintah yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktek personil perusahaan, mendesak manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada HRIS. Menikmati status yang baru, HRIS mulai bermigrasi dari SI ke SDM, dengan memanfaatkan teknologi computer mikro.

HRIS telah melalui jalan yang panjang pada decade yang alu, dan banyak eksekutif yang sekarag memandangnya sama berharga dengan system informasi fungsional lain.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Tiap perusahaan memiliki system untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

B. Rumusan Masalah

a.         Mengetahui pengertian HRIS

b.        Menjelaskan fungsi HRIS

c.        Aplikasi yang digunakan HRIS

d.        Memahami output HRIS

e.        Mengetahui model HRIS

f.       Mengetahui obyek HRIS

g.   Tahapan Pengembangan Database HRIS

C.   TUJUAN

Dari rumusan masalah di atas dapat disimpulkan tujuan dan kegunaan dari makalah ini adalah:

1.      Memberitahukan kepada pembaca pengertian dari sistem informasi manajemen khususnya untuk Sumber Daya Manusia.

2.      Menambah wawasan tentang dampak yang terjadi pada Sistem Informasi SDM.

3.      Untuk mengetahui lebih dalam mengenai definesi HRIS.

4.      Untuk mengetahui fungsi HRIS.

5.      Untuk mengetahui aplikasiHRIS.

6.    Memahami output HRIS

7.        Mengetahui tentang output HRIS

8.       Mengetahui obyek HRIS

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian  HRIS

HRIS merupakan salah satu sistem informasi terpenting yang ada di dalam sebuah perusahaan. Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System, yang menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).

Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

Mengukur Efektivitas HRIS

Evaluasi harus menentukan apakah atau tidak HRIS telah dilakukan sampai dengan harapan dan jika HRIS sedang digunakan untuk keuntungan penuh Byars amp Rue . Salah satu tantangan yang paling signifikan yang dihadapi oleh eksekutif personel publik saat ini adalah mengukur kinerja sistem informasi sumber daya manusianya HRIS Dalam rangka untuk membenarkan nilai tambah kontribusi HRIS untuk mencapai misi organisasi Hagood amp Friedman . Melaksanakan program HRIS mungkin tampak batang yang diperlukan untuk sebuah perusahaan tetapi jika itu akan menjadi alat yang efektif untuk operasi HR itu tidak akan membantu meningkatkan efisiensi dan dapat menghalangi gantinya. Salah satu perusahaan yang menerapkan sistem HRIS adalah Toshiba America Medical Systems Inc TAMS . TAMS menempatkan semua secara online imbalan kerja informasi dan menciptakan pilihan pendaftaran terbuka ketika TAMS mengubah penyedia layanan kesehatan. Hampir segera setelah meluncurkan portal UltiPro baru teknologi HRIS kepada karyawan TAMS mulai melihat perbaikan dengan peningkatan perkiraan dalam efisiensi membuka pendaftaran Wojcik . Dengan menentukan efisiensi dari program baru TAMS mampu menyadari manfaat dari sistem HRIS yang baru.

Keamanan HRIS

Privasi informasi karyawan telah menjadi isu utama dalam beberapa tahun terakhir. Dengan pencurian identitas menjadi masalah umum karyawan menjadi lebih sensitif tentang siapa yang melihat informasi pribadi mereka dan keamanan itu tetap masuk Dengan membuat informasi karyawan yakin bahwa disimpan dalam HRIS yang relevan dengan perusahaan dan memastikan ada terbatas akses proteksi password untuk informasi tersebut perusahaan dapat membuat karyawan yang lebih aman dengan keamanan informasi mereka. Entah elektronik atau kertas file karyawan layak diperlakukan dengan hati-hati. Menetapkan hak keamanan dan pengguna akhir panggilan untuk keseimbangan menggabungkan pengetahuan kebijakan SDM sistem dan sehari-hari operasi O Connell .

Salah satu perusahaan yang menghadapi masalah keamanan utama adalah CS Stars LLC. CS Bintang track hilang dari salah satu komputer yang yang berisi informasi pribadi yang mencakup nama alamat dan nomor jaminan sosial dari kompensasi pekerja. Masalah yang lebih besar adalah bahwa CS Stars gagal untuk memberitahu konsumen yang terkena dampak dan karyawan tentang komputer hilang. Meskipun komputer telah diambil dan tidak ada informasi yang tampaknya telah dirugikan banyak karyawan kehilangan rasa aman dengan perusahaan. Keamanan Informasi New York Pelanggaran dan Hukum Pemberitahuan efektif pada bulan Desember mengharuskan bisnis yang mempertahankan data yang terkomputerisasi yang mencakup informasi pribadi untuk memberitahu pemilik informasi dari setiap pelanggaran keamanan sistem penemuan segera berikut jika informasi pribadi adalah atau cukup diyakini telah diakuisisi oleh seseorang tanpa otorisasi yang sah Cadrain .

Perusahaan lain yang mengalami pelanggaran keamanan adalah Ameriprise Financial. Pada akhir sebuah komputer yang berisi informasi pribadi pada klien dan karyawan dicuri. Karena banyak karyawan di Ameriprise mengambil komputer mereka antara pekerjaan dan rumah perusahaan ditentukan ada kebutuhan untuk menempatkan keamanan lebih ke komputer-komputer. Ameriprise memastikan semua karyawan memiliki suite keamanan baru diinstal pada komputer mereka. Dengan cepat menanggapi kebutuhan untuk keamanan yang lebih Ameriprise memastikan semua informasi yang disimpan aman. Membuat informasi bahwa karyawan disimpan sebagai aman mungkin akan ada lebih percaya pada perusahaan dan karyawan HR yang bekerja dengan informasi tersebut.

B. Fungsi HRIS

Fungsi dari HRIS itu antara lain adalah sebagai berikut :

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)

SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2. Pendidikan dan Pelatihan

Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data

Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan sebagai sumber (informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk perorangan/umum.

4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan

Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

5. Perencanaan Karir (Career Planning)

Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).

6. Hubungan Karyawan (Employee Relations)

Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.

7. Separation Management

Berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi banyak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).

8. Personnel Administration and HRIS

Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

C. Aplikasi yang digunakan untuk HRIS

Macam-macam Aplikasi yang digunakan untuk Human Resources Information System adalah :

1. Employee Database Management

Database Management System (DBMS) adalah seperangkat program komputer yang mengendalikan pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan database. Hal ini memungkinkan organisasi untuk menempatkan kontrol terhadap pembangunan database di tangan administrator database (DBAs) dan spesialis lainnya. Sebuah DBMS adalah perangkat lunak sistem paket yang membantu penggunaan koleksi terpadu dari catatan data dan file yang dikenal sebagai database. Hal ini memungkinkan program aplikasi user yang berbeda untuk dengan mudah mengakses database yang sama. DBMSs dapat menggunakan salah satu dari berbagai model database, seperti model jaringan atau model relasional. Dalam sistem yang besar, sebuah DBMS memungkinkan pengguna dan perangkat lunak lain untuk menyimpan dan mengambil data dengan cara terstruktur.

2. Performance Management

3. Recruitment Database Integrated System

Rekrutmen (recruitment) dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan calon karyawan yang memiliki kemampuan yang sesuai dengan kualifikasi dan kebutuhan suatu organisasi / perusahaan.Prosesnya dimulai dari penetapan kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan, mencari resource, mengumpulkan surat lamaran dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan diakhiri dengan mengumpulkan orang-orang yang tertarik dengan pekerjaan yang lowong. Recruitment Database Integrated System dikembangkan dengan tampilan menu mencakup semua proses rekrutmen dan seleksi yang dilakukan oleh perusahaan. Walaupun alur proses di masing-masing perusahaan dapat berbeda, namun aplikasi software ini dibangun secara”fleksible” mengikuti proses bisnis yang ada dalam perusahaan.

4. Competency Based Integrated System

5. Talent Management Integrated System

Talent management meliputi pengembangan individu dan organisasi di dalam menjawab perubahan dan kompleksitas lingkungan operasi. Aktivitas dalam talen management termasuk menciptakan dan mempertahankan budaya organisasi yang mendukung (support) dan berorientasi pada orang (people oriented).

6. Compensation & Benefit Management System

Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumber daya Manusia adalah:

• Timely (tepat waktu)

• Accurate (akurat)

• Concise (ringkas)

• Relevant (relevan)

• Complete (lengkap)

D. Output HRIS

Output HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :

1. Subsistem Perencanaan Kerja

Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turn over), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

2. Subsistem Perekrutan

Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.

3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

Merupakan informasi±informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi± informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.

4. Subsistem Tunjangan

Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

5. Subsistem Benefit

Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan.Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.

6. Subsistem Pelapor Lingkungan

Informasi-informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

E. Model HRIS

Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output.

INPUT HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu :

1.      Sub Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi).

SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.

                       

4

2.      Sub Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia.

Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).

3.      Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia.

Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:

·         Intelijen Pemerintah.

Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.

·         Intelijen Pemasok.

Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.

·         Intelijen Serikat Pekerja.

Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

·         Intelijen Masyarakat Global.

Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya

F. Obyek HRIS

Obyek SDM yang diaudit

Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM itu sendiri mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta fungsi peningkatan kinerja. Dengan demikian jika dirinci, obyek yang dapat diaudit adalah sebagai berikut :

ü  Fungsi Perencanaan : Manpower Planning, Manpower Recruitment, Manpower Fulfillment, Sourcing Candidate.

ü  Fungsi Pengembangan : Training, Development, Coaching, Mentoring.

ü  Fungsi Informasi & Teknologi : Personnel Data base, Sistem Informasi Manajemen SDM (HRIS).

ü  Fungsi Pemerliharaan : Industrial Relation, Corporate Social Responsibility.

ü  Fungsi Penghargaan dan Penghukuman : Compensation & Benefit, Reward, Termination, Punishment.

ü  Fungsi Peningkatan kinerja : Performance Management System, Pay for Performance.

Dari aspek diatas, kebanyakan masih berkutat dalam hal sistem dan prosedur dimana aspek ini sering disebut sebagai sisi Hard Capabilities Organisasi. Perkembangan selanjutnya yang bisa menjadi pertimbangan audit, adalah juga mengaudit aspek Soft Organisasi, antara lain :

* Budaya Organisasi,

* Audit competency staff SDM,

* Audit kepuasan terhadap fungsi SDM.

G. Tahapan Pengembangan Database HRIS

Tahap-tahap proses desain pengembangan SISDM dapat dirinci sebagai berikut :

a.      Usulan Kepada Manajemen
Tahap pengusulan berkenaan dengan masalah-masalah umum yang dihadapi organisasi dan diarahkan pada suatu keputusan untuk menyelidiki lebih lanjut. Pada tahap ini, konsep pengembangan SISM diajukan, dan oleh karena itu berbagai parameter system secara keseluruhan dan analisis biaya/manfaat besar perlu diuraikan. Masalah-masalah kebijaka biasanya dibahas, dan dampak system terhadap dinamika organisasi dinyatakan. Tahap ini diakhiri dengan saran-saran untuk manajemen bahwa analisis kebutuhan perlu dilakukan. 

b.      Analisis Kebutuhan
Tahap ini diarahkan untuk merinci lebih lanjut masalah-masalah umum yang dinyatakan dalam tahap usulan menjadi beberapa sasaran dan spesifikasi pemakai. Tujuan utama tahap ini adalah menemukan masalah-masalah sesungguhnya dan mengembangkan berbagai metode dan strategi untuk menanggapi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan mencakup analisis biaya dan manfaat secara lebih rinci, alternatif-alternatif dalam pengembangan, berbagai masukan keluaran system. “trade offs” dalam pengembangan berbagai pilihan yang mungkin dibahas, dan atas dasar informasi ini manajemen kemudian dapat menentukan apakah proyek dapat dilanjutkan atau memerlikan perubahan-perubahan atau tidak dilanjutkan.

c.       Spesifikasi Sistem
Tahap ini memerlukan isi system yang sebenarnya dari sudut pandang pemakai. Berbagai fungsi dasar system dijelaskan serinci mungkin untuk menentukan urutan kegiatan pemerosesan. Semua produk akhir system dan semua masukan yang diperlukan diuraikan. Semua fungsi manual yang disyaratkan ditentukan. Tingkat akurasi dan jangka waktu yang harus dipenuhi system dijabarkan oleh para pemakai

d.      Desain Sistem
Dalam tahap desain ini, system keseluruhan dirinci secara spesifik agar semua fungsi dapat diperiksa dan semua program dapat disebutkan. Perancang system menentukan bagaimana SISM akan mencapai sasaran-sasaran yang dirumuskan dalam tahap spesifikasi. Program-program computer dirancang, dan semua konfigurasi perangkat keras (hardwere) dan lunak (softwere) ditentukan. Di samping itu, hubungan antara fungsi-fungsi manusia dan mesin dijelaskan, dan dokumentasi pemakai dan program-program latihan yang sesuai diidentifikasi dan bahan-bahan latihan disusun.

e.      Pengembangan Sistem
Program-program computer dibuat dalam tahap ini. Fungsi-fungsi manusia juga dijabarkan dalam bentuk diskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Semua bagian system diuji dengan data yang disuplai dari pemakai. Berbagai program latihan dikembangkan, dan percobaan-percobaan dilaksanakan dalam situasi-situasi uji semu (dummy test) maupun dengan data sesungguhnya.

f.      Instalasi Dan Konversi
Setelah pengujian dilingkungan “laboratorium” berhasi, SISM dipasang dilingkungan organisasi pemakai da diuji lagi, sebelum perobaa dilakukan, dengan menggunakan data semu. Keseluruhan SISM kemudian dicoba dengan menggunakan data sesungguhnya, dan para pemakai dilatih tenang cara pengoperasian sistem. Penyesuaian-penyesuaian dilakukan, dan bila system berjalan baik, system lama bias dihentikan.

g.     Evaluasi
Kerja SISDM, baru diukur dengan sasaran-sasran yang telah ditetapkan pada tahap-tahap awal. Biaya-biaya penjalanan system, akurasi dan ketepatan laporan, serta berbagai krakteristik operasional lainnya dievaluasi dan dilaporkan kembali kepada manajemen.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

HRIS merupakan salah satu sistem informasi terpenting yang ada di dalam sebuah perusahaan. Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System, yang menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.

Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

Daftar Pustaka

“http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia”
portalHR – www.portalhr.com

http://sisteminformasi.wordpress.com/2007/01/22/karakter-sistem-informasi/

http://sisteminformasi.wordpress.com/2007/01/23/komponen-sistem-informasi/

Iswanti, 2005. Sistem Informasi dari konsep dasar menuju pengadaannya

Tanjung. 2006.Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Jakarta. PT Grasindo

LINK PPT : 

https://drive.google.com/open?id=0B0r3CSe0VqztN29MQzVlZTRybDQ 

TERIMAKASIH....