MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DATABASE HUMAN RESOURCES INFORMATION
SYSTEM (HRIS)
(Disusun Guna Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen)
Disusun oleh :
Nama :
Maya Ayu Indriani
NIM : 11140314
Dosen : Septia Lutfi, S.Kom, M.Kom
SEKOLAH
TINGGI ILMU EKONOMI BANK BPD JATENG
JURUSAN
AKUNTANSI
TAHUN AJARAN 2015/2016
KATA
PENGANTAR
Alhamdulillah Alrabbi Al- Amin, rasa
syukur saya ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan nikmat dan
seijin-Nyalah sehingga saya dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini. Dalam
makalah ini saya bermaksud untuk menganalisis seputar database human resources
information system (HRIS).
Makalah ini dibuat dalam rangka
memperdalam pemahaman dalam lingkup peranan Sumber Daya Manusia dalam Sistem Informasi
Manajemen itu sendiri, sekaligus melakukan apa yang menjadi tugas
mahasiswa yang mengikuti mata kuliah “Sistem Informasi Manajemen”.
Dalam proses makalah ini, tentunya saya
mendapatkan bimbingan, arahan, koreksi dan saran dari berbagai pihak, untuk itu
rasa terima kasih saya sampaikan kepada :
1. Septia Lutfi, S.Kom., M.Kom. , selaku dosen mata kuliah “Sistem Informasi Manajemen”.
2. Berbagai pihak lainnya yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu.
1. Septia Lutfi, S.Kom., M.Kom. , selaku dosen mata kuliah “Sistem Informasi Manajemen”.
2. Berbagai pihak lainnya yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu.
Kritik dan saran selalu saya terima, karena sebagai
manusia biasa tidak luput dari kesalahan
Demikian makalah ini saya buat semoga bermanfaat.
Semarang, 4 Januari 2016
Penyusun,
Maya Ayu Indriani
BAB I
PENDAHULUAN
A.Latar
Belakang
Setiap perusahaan besar pastilah
memiliki sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS. Walaupun demikian
nampaknya manajemen puncak kurang menekankan HRIS. Namun, peraturan pemerintah
yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktek personil perusahaan, mendesak
manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada HRIS. Menikmati
status yang baru, HRIS mulai bermigrasi dari SI ke SDM, dengan memanfaatkan
teknologi computer mikro.
HRIS telah melalui jalan yang
panjang pada decade yang alu, dan banyak eksekutif yang sekarag memandangnya
sama berharga dengan system informasi fungsional lain.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Tiap perusahaan
memiliki system untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber
daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan
informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya
manusia (human resource information system) atau HRIS. Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara
bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi.
sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).
Secara keseluruhan sistem ERP
bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang
berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan
dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama
merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi
lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel
namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.
B. Rumusan
Masalah
a.
Mengetahui
pengertian HRIS
b.
Menjelaskan
fungsi HRIS
c.
Aplikasi yang digunakan HRIS
d.
Memahami
output HRIS
e.
Mengetahui
model HRIS
f.
Mengetahui
obyek HRIS
g. Tahapan Pengembangan Database HRIS
C. TUJUAN
Dari rumusan masalah di
atas dapat disimpulkan tujuan dan kegunaan dari makalah ini adalah:
1. Memberitahukan
kepada pembaca pengertian dari sistem informasi manajemen khususnya untuk
Sumber Daya Manusia.
2. Menambah
wawasan tentang dampak yang terjadi pada Sistem Informasi SDM.
3.
Untuk mengetahui lebih dalam mengenai definesi HRIS.
4.
Untuk mengetahui fungsi HRIS.
5.
Untuk mengetahui aplikasiHRIS.
6. Memahami output HRIS
7.
Mengetahui
tentang output HRIS
8.
Mengetahui
obyek HRIS
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
HRIS
HRIS merupakan salah satu sistem
informasi terpenting yang ada di dalam sebuah perusahaan. Human Resources
Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir
tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses
pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System, yang
menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
HRIS adalah sebuah bentuk
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM)
dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin
yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam
aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem
pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan
terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource
planning (ERP).
Human Resources
Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir
tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses
pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan
menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah
sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara
bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi.
sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara
keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari
aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat
universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi
finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang
sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah
dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih
kaku dengan aturan-aturannya.
Mengukur Efektivitas HRIS
Evaluasi harus menentukan apakah
atau tidak HRIS telah dilakukan sampai dengan harapan dan jika HRIS sedang
digunakan untuk keuntungan penuh Byars amp Rue . Salah satu tantangan yang
paling signifikan yang dihadapi oleh eksekutif personel publik saat ini adalah
mengukur kinerja sistem informasi sumber daya manusianya HRIS Dalam rangka
untuk membenarkan nilai tambah kontribusi HRIS untuk mencapai misi organisasi
Hagood amp Friedman . Melaksanakan program HRIS mungkin tampak batang yang
diperlukan untuk sebuah perusahaan tetapi jika itu akan menjadi alat yang
efektif untuk operasi HR itu tidak akan membantu meningkatkan efisiensi dan
dapat menghalangi gantinya. Salah satu perusahaan yang menerapkan sistem HRIS
adalah Toshiba America Medical Systems Inc TAMS . TAMS menempatkan semua secara
online imbalan kerja informasi dan menciptakan pilihan pendaftaran terbuka
ketika TAMS mengubah penyedia layanan kesehatan. Hampir segera setelah
meluncurkan portal UltiPro baru teknologi HRIS kepada karyawan TAMS mulai
melihat perbaikan dengan peningkatan perkiraan dalam efisiensi membuka
pendaftaran Wojcik . Dengan menentukan efisiensi dari program baru TAMS mampu
menyadari manfaat dari sistem HRIS yang baru.
Keamanan HRIS
Privasi informasi karyawan telah
menjadi isu utama dalam beberapa tahun terakhir. Dengan pencurian identitas
menjadi masalah umum karyawan menjadi lebih sensitif tentang siapa yang melihat
informasi pribadi mereka dan keamanan itu tetap masuk Dengan membuat informasi
karyawan yakin bahwa disimpan dalam HRIS yang relevan dengan perusahaan dan
memastikan ada terbatas akses proteksi password untuk informasi tersebut
perusahaan dapat membuat karyawan yang lebih aman dengan keamanan informasi
mereka. Entah elektronik atau kertas file karyawan layak diperlakukan dengan
hati-hati. Menetapkan hak keamanan dan pengguna akhir panggilan untuk
keseimbangan menggabungkan pengetahuan kebijakan SDM sistem dan sehari-hari
operasi O Connell .
Salah satu perusahaan yang menghadapi masalah keamanan
utama adalah CS Stars LLC. CS Bintang track hilang dari salah satu komputer
yang yang berisi informasi pribadi yang mencakup nama alamat dan nomor jaminan
sosial dari kompensasi pekerja. Masalah yang lebih besar adalah bahwa CS Stars
gagal untuk memberitahu konsumen yang terkena dampak dan karyawan tentang
komputer hilang. Meskipun komputer telah diambil dan tidak ada informasi yang
tampaknya telah dirugikan banyak karyawan kehilangan rasa aman dengan
perusahaan. Keamanan Informasi New York Pelanggaran dan Hukum Pemberitahuan
efektif pada bulan Desember mengharuskan bisnis yang mempertahankan data yang
terkomputerisasi yang mencakup informasi pribadi untuk memberitahu pemilik
informasi dari setiap pelanggaran keamanan sistem penemuan segera berikut jika
informasi pribadi adalah atau cukup diyakini telah diakuisisi oleh seseorang
tanpa otorisasi yang sah Cadrain .
Perusahaan lain yang mengalami pelanggaran keamanan
adalah Ameriprise Financial. Pada akhir sebuah komputer yang berisi informasi
pribadi pada klien dan karyawan dicuri. Karena banyak karyawan di Ameriprise
mengambil komputer mereka antara pekerjaan dan rumah perusahaan ditentukan ada
kebutuhan untuk menempatkan keamanan lebih ke komputer-komputer. Ameriprise
memastikan semua karyawan memiliki suite keamanan baru diinstal pada komputer
mereka. Dengan cepat menanggapi kebutuhan untuk keamanan yang lebih Ameriprise
memastikan semua informasi yang disimpan aman. Membuat informasi bahwa karyawan
disimpan sebagai aman mungkin akan ada lebih percaya pada perusahaan dan
karyawan HR yang bekerja dengan informasi tersebut.
B. Fungsi HRIS
Fungsi dari HRIS itu antara lain adalah sebagai
berikut :
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)
SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam
perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan
pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk
menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan Pelatihan
Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat
mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk
meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data
Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan
sebagai sumber (informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk perorangan/umum.
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan
Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka
menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun
perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
5. Perencanaan Karir (Career Planning)
Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan
jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap
pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang
ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan
ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical
path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing,
penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross
functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok
lainnya (horizontal carreer path).
6. Hubungan Karyawan (Employee Relations)
Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan
pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga
penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam
organisasi.
7. Separation Management
Berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan
hubungan kerja dalam organisasi banyak yang disebabkan karena normal separation
(pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation
(indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
8. Personnel Administration and HRIS
Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian
adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum
fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran
benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.
C. Aplikasi yang digunakan untuk HRIS
Macam-macam Aplikasi yang digunakan untuk Human
Resources Information System adalah :
1. Employee Database Management
Database Management System (DBMS) adalah seperangkat
program komputer yang mengendalikan pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan
database. Hal ini memungkinkan organisasi untuk menempatkan kontrol terhadap
pembangunan database di tangan administrator database (DBAs) dan spesialis
lainnya. Sebuah DBMS adalah perangkat lunak sistem paket yang membantu penggunaan
koleksi terpadu dari catatan data dan file yang dikenal sebagai database. Hal
ini memungkinkan program aplikasi user yang berbeda untuk dengan mudah
mengakses database yang sama. DBMSs dapat menggunakan salah satu dari berbagai
model database, seperti model jaringan atau model relasional. Dalam sistem yang
besar, sebuah DBMS memungkinkan pengguna dan perangkat lunak lain untuk
menyimpan dan mengambil data dengan cara terstruktur.
2. Performance Management
3. Recruitment Database Integrated System
Rekrutmen (recruitment) dapat diartikan sebagai suatu
proses untuk mendapatkan calon karyawan yang memiliki kemampuan yang sesuai
dengan kualifikasi dan kebutuhan suatu organisasi / perusahaan.Prosesnya
dimulai dari penetapan kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan, mencari
resource, mengumpulkan surat lamaran dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan
diakhiri dengan mengumpulkan orang-orang yang tertarik dengan pekerjaan yang
lowong. Recruitment Database Integrated System dikembangkan dengan tampilan menu
mencakup semua proses rekrutmen dan seleksi yang dilakukan oleh perusahaan.
Walaupun alur proses di masing-masing perusahaan dapat berbeda, namun aplikasi
software ini dibangun secara”fleksible” mengikuti proses bisnis yang ada dalam
perusahaan.
4. Competency Based Integrated System
5. Talent Management Integrated System
Talent management meliputi pengembangan individu dan
organisasi di dalam menjawab perubahan dan kompleksitas lingkungan operasi.
Aktivitas dalam talen management termasuk menciptakan dan mempertahankan budaya
organisasi yang mendukung (support) dan berorientasi pada orang (people
oriented).
6. Compensation & Benefit Management System
Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam
Sistem Informasi Sumber daya Manusia adalah:
• Timely (tepat waktu)
• Accurate (akurat)
• Concise (ringkas)
• Relevant (relevan)
• Complete (lengkap)
D. Output HRIS
Output HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :
1. Subsistem Perencanaan Kerja
Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas
untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka
panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga
kerja (turn over), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu
sendiri.
2. Subsistem Perekrutan
Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk
pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi
ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara,
perekrutan dan analisis rekruitmen.
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Merupakan informasi±informasi yang dibutuhkan untuk
mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi± informasi ini
meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian,
karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4. Subsistem Tunjangan
Merupakan informasi tentang penggajian dan
kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan
bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
5. Subsistem Benefit
Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan.Benefit
berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan
kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima
karyawan sepeti dana pensiun.
6. Subsistem Pelapor Lingkungan
Informasi-informasi ini berhubungan dengan
keluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan
kerjanya.
E. Model HRIS
Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output.
INPUT HRIS terdiri atas 3
subsistem yaitu :
1. Sub Sistem SIA
(Sistem Informasi Akuntansi).
SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran
yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.
4
2. Sub Sistem
Penelitian Sumber Daya Manusia.
Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh:
Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job
Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
3. Sub Sistem
Intelijen Sumber Daya Manusia.
Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia
dari lingkungan perusahaan yang meliputi:
·
Intelijen Pemerintah.
Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan
mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
· Intelijen
Pemasok.
Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan
tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga
kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan
data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan
dan penerimaan.
·
Intelijen Serikat Pekerja.
Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur
kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
·
Intelijen Masyarakat Global.
Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal
seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk
merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk
mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya
F. Obyek HRIS
Obyek SDM yang diaudit
Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM
itu sendiri mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi
pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta
fungsi peningkatan kinerja. Dengan demikian jika dirinci, obyek yang dapat
diaudit adalah sebagai berikut :
ü Fungsi
Perencanaan : Manpower Planning, Manpower Recruitment, Manpower Fulfillment,
Sourcing Candidate.
ü Fungsi
Pengembangan : Training, Development, Coaching, Mentoring.
ü Fungsi
Informasi & Teknologi : Personnel Data base, Sistem Informasi Manajemen SDM
(HRIS).
ü Fungsi
Pemerliharaan : Industrial Relation, Corporate Social Responsibility.
ü Fungsi
Penghargaan dan Penghukuman : Compensation & Benefit, Reward, Termination,
Punishment.
ü Fungsi
Peningkatan kinerja : Performance Management System, Pay for Performance.
Dari aspek diatas, kebanyakan masih berkutat dalam hal
sistem dan prosedur dimana aspek ini sering disebut sebagai sisi Hard
Capabilities Organisasi. Perkembangan selanjutnya yang bisa menjadi
pertimbangan audit, adalah juga mengaudit aspek Soft Organisasi, antara lain :
* Budaya Organisasi,
* Audit competency staff SDM,
* Audit kepuasan terhadap fungsi SDM.
G. Tahapan
Pengembangan Database HRIS
Tahap-tahap proses desain
pengembangan SISDM dapat dirinci sebagai berikut :
a.
Usulan Kepada Manajemen
Tahap pengusulan berkenaan dengan masalah-masalah umum yang dihadapi organisasi dan diarahkan pada suatu keputusan untuk menyelidiki lebih lanjut. Pada tahap ini, konsep pengembangan SISM diajukan, dan oleh karena itu berbagai parameter system secara keseluruhan dan analisis biaya/manfaat besar perlu diuraikan. Masalah-masalah kebijaka biasanya dibahas, dan dampak system terhadap dinamika organisasi dinyatakan. Tahap ini diakhiri dengan saran-saran untuk manajemen bahwa analisis kebutuhan perlu dilakukan.
Tahap pengusulan berkenaan dengan masalah-masalah umum yang dihadapi organisasi dan diarahkan pada suatu keputusan untuk menyelidiki lebih lanjut. Pada tahap ini, konsep pengembangan SISM diajukan, dan oleh karena itu berbagai parameter system secara keseluruhan dan analisis biaya/manfaat besar perlu diuraikan. Masalah-masalah kebijaka biasanya dibahas, dan dampak system terhadap dinamika organisasi dinyatakan. Tahap ini diakhiri dengan saran-saran untuk manajemen bahwa analisis kebutuhan perlu dilakukan.
b.
Analisis Kebutuhan
Tahap ini diarahkan untuk merinci lebih lanjut masalah-masalah umum yang dinyatakan dalam tahap usulan menjadi beberapa sasaran dan spesifikasi pemakai. Tujuan utama tahap ini adalah menemukan masalah-masalah sesungguhnya dan mengembangkan berbagai metode dan strategi untuk menanggapi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan mencakup analisis biaya dan manfaat secara lebih rinci, alternatif-alternatif dalam pengembangan, berbagai masukan keluaran system. “trade offs” dalam pengembangan berbagai pilihan yang mungkin dibahas, dan atas dasar informasi ini manajemen kemudian dapat menentukan apakah proyek dapat dilanjutkan atau memerlikan perubahan-perubahan atau tidak dilanjutkan.
Tahap ini diarahkan untuk merinci lebih lanjut masalah-masalah umum yang dinyatakan dalam tahap usulan menjadi beberapa sasaran dan spesifikasi pemakai. Tujuan utama tahap ini adalah menemukan masalah-masalah sesungguhnya dan mengembangkan berbagai metode dan strategi untuk menanggapi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan mencakup analisis biaya dan manfaat secara lebih rinci, alternatif-alternatif dalam pengembangan, berbagai masukan keluaran system. “trade offs” dalam pengembangan berbagai pilihan yang mungkin dibahas, dan atas dasar informasi ini manajemen kemudian dapat menentukan apakah proyek dapat dilanjutkan atau memerlikan perubahan-perubahan atau tidak dilanjutkan.
c.
Spesifikasi Sistem
Tahap ini memerlukan isi system yang sebenarnya dari sudut pandang pemakai. Berbagai fungsi dasar system dijelaskan serinci mungkin untuk menentukan urutan kegiatan pemerosesan. Semua produk akhir system dan semua masukan yang diperlukan diuraikan. Semua fungsi manual yang disyaratkan ditentukan. Tingkat akurasi dan jangka waktu yang harus dipenuhi system dijabarkan oleh para pemakai
Tahap ini memerlukan isi system yang sebenarnya dari sudut pandang pemakai. Berbagai fungsi dasar system dijelaskan serinci mungkin untuk menentukan urutan kegiatan pemerosesan. Semua produk akhir system dan semua masukan yang diperlukan diuraikan. Semua fungsi manual yang disyaratkan ditentukan. Tingkat akurasi dan jangka waktu yang harus dipenuhi system dijabarkan oleh para pemakai
d.
Desain Sistem
Dalam tahap desain ini, system keseluruhan dirinci secara spesifik agar semua fungsi dapat diperiksa dan semua program dapat disebutkan. Perancang system menentukan bagaimana SISM akan mencapai sasaran-sasaran yang dirumuskan dalam tahap spesifikasi. Program-program computer dirancang, dan semua konfigurasi perangkat keras (hardwere) dan lunak (softwere) ditentukan. Di samping itu, hubungan antara fungsi-fungsi manusia dan mesin dijelaskan, dan dokumentasi pemakai dan program-program latihan yang sesuai diidentifikasi dan bahan-bahan latihan disusun.
Dalam tahap desain ini, system keseluruhan dirinci secara spesifik agar semua fungsi dapat diperiksa dan semua program dapat disebutkan. Perancang system menentukan bagaimana SISM akan mencapai sasaran-sasaran yang dirumuskan dalam tahap spesifikasi. Program-program computer dirancang, dan semua konfigurasi perangkat keras (hardwere) dan lunak (softwere) ditentukan. Di samping itu, hubungan antara fungsi-fungsi manusia dan mesin dijelaskan, dan dokumentasi pemakai dan program-program latihan yang sesuai diidentifikasi dan bahan-bahan latihan disusun.
e.
Pengembangan Sistem
Program-program computer dibuat dalam tahap ini. Fungsi-fungsi manusia juga dijabarkan dalam bentuk diskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Semua bagian system diuji dengan data yang disuplai dari pemakai. Berbagai program latihan dikembangkan, dan percobaan-percobaan dilaksanakan dalam situasi-situasi uji semu (dummy test) maupun dengan data sesungguhnya.
Program-program computer dibuat dalam tahap ini. Fungsi-fungsi manusia juga dijabarkan dalam bentuk diskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Semua bagian system diuji dengan data yang disuplai dari pemakai. Berbagai program latihan dikembangkan, dan percobaan-percobaan dilaksanakan dalam situasi-situasi uji semu (dummy test) maupun dengan data sesungguhnya.
f. Instalasi
Dan Konversi
Setelah pengujian dilingkungan “laboratorium” berhasi, SISM dipasang dilingkungan organisasi pemakai da diuji lagi, sebelum perobaa dilakukan, dengan menggunakan data semu. Keseluruhan SISM kemudian dicoba dengan menggunakan data sesungguhnya, dan para pemakai dilatih tenang cara pengoperasian sistem. Penyesuaian-penyesuaian dilakukan, dan bila system berjalan baik, system lama bias dihentikan.
Setelah pengujian dilingkungan “laboratorium” berhasi, SISM dipasang dilingkungan organisasi pemakai da diuji lagi, sebelum perobaa dilakukan, dengan menggunakan data semu. Keseluruhan SISM kemudian dicoba dengan menggunakan data sesungguhnya, dan para pemakai dilatih tenang cara pengoperasian sistem. Penyesuaian-penyesuaian dilakukan, dan bila system berjalan baik, system lama bias dihentikan.
g. Evaluasi
Kerja SISDM, baru diukur dengan sasaran-sasran yang telah ditetapkan pada tahap-tahap awal. Biaya-biaya penjalanan system, akurasi dan ketepatan laporan, serta berbagai krakteristik operasional lainnya dievaluasi dan dilaporkan kembali kepada manajemen.
Kerja SISDM, baru diukur dengan sasaran-sasran yang telah ditetapkan pada tahap-tahap awal. Biaya-biaya penjalanan system, akurasi dan ketepatan laporan, serta berbagai krakteristik operasional lainnya dievaluasi dan dilaporkan kembali kepada manajemen.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
HRIS merupakan salah satu sistem
informasi terpenting yang ada di dalam sebuah perusahaan. Human Resources
Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir
tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses
pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System, yang
menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Human Resources
Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir
tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses
pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan
menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah
sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara
bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi.
sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara
keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari
aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat
universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi
finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang
sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah
dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih
kaku dengan aturan-aturannya.
Daftar
Pustaka
“http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia”
portalHR – www.portalhr.com
portalHR – www.portalhr.com
Iswanti,
2005. Sistem Informasi dari konsep dasar menuju pengadaannya
Tanjung.
2006.Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Jakarta. PT Grasindo
MAKALAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DATABASE HUMAN RESOURCES INFORMATION
SYSTEM (HRIS)
(Disusun Guna Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen)

Disusun oleh :
Nama :
Maya Ayu Indriani
NIM : 11140314
Dosen : Septia Lutfi, S.Kom, M.Kom
SEKOLAH
TINGGI ILMU EKONOMI BANK BPD JATENG
JURUSAN
AKUNTANSI
TAHUN AJARAN 2015/2016
KATA
PENGANTAR
Alhamdulillah Alrabbi Al- Amin, rasa
syukur saya ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan nikmat dan
seijin-Nyalah sehingga saya dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini. Dalam
makalah ini saya bermaksud untuk menganalisis seputar database human resources
information system (HRIS).
Makalah ini dibuat dalam rangka
memperdalam pemahaman dalam lingkup peranan Sumber Daya Manusia dalam Sistem Informasi
Manajemen itu sendiri, sekaligus melakukan apa yang menjadi tugas
mahasiswa yang mengikuti mata kuliah “Sistem Informasi Manajemen”.
Dalam proses makalah ini, tentunya saya
mendapatkan bimbingan, arahan, koreksi dan saran dari berbagai pihak, untuk itu
rasa terima kasih saya sampaikan kepada :
1. Septia Lutfi, S.Kom., M.Kom. , selaku dosen mata kuliah “Sistem Informasi Manajemen”.
2. Berbagai pihak lainnya yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu.
1. Septia Lutfi, S.Kom., M.Kom. , selaku dosen mata kuliah “Sistem Informasi Manajemen”.
2. Berbagai pihak lainnya yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu.
Kritik dan saran selalu saya terima, karena sebagai
manusia biasa tidak luput dari kesalahan
Demikian makalah ini saya buat semoga bermanfaat.
Semarang, 4 Januari 2016
Penyusun,
Maya Ayu Indriani
BAB I
PENDAHULUAN
A.Latar
Belakang
Setiap perusahaan besar pastilah
memiliki sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS. Walaupun demikian
nampaknya manajemen puncak kurang menekankan HRIS. Namun, peraturan pemerintah
yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktek personil perusahaan, mendesak
manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada HRIS. Menikmati
status yang baru, HRIS mulai bermigrasi dari SI ke SDM, dengan memanfaatkan
teknologi computer mikro.
HRIS telah melalui jalan yang
panjang pada decade yang alu, dan banyak eksekutif yang sekarag memandangnya
sama berharga dengan system informasi fungsional lain.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Tiap perusahaan
memiliki system untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber
daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan
informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya
manusia (human resource information system) atau HRIS. Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara
bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi.
sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).
Secara keseluruhan sistem ERP
bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang
berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan
dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama
merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi
lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel
namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.
B. Rumusan
Masalah
a.
Mengetahui
pengertian HRIS
b.
Menjelaskan
fungsi HRIS
c.
Aplikasi yang digunakan HRIS
d.
Memahami
output HRIS
e.
Mengetahui
model HRIS
f.
Mengetahui
obyek HRIS
g. Tahapan Pengembangan Database HRIS
C. TUJUAN
Dari rumusan masalah di
atas dapat disimpulkan tujuan dan kegunaan dari makalah ini adalah:
1. Memberitahukan
kepada pembaca pengertian dari sistem informasi manajemen khususnya untuk
Sumber Daya Manusia.
2. Menambah
wawasan tentang dampak yang terjadi pada Sistem Informasi SDM.
3.
Untuk mengetahui lebih dalam mengenai definesi HRIS.
4.
Untuk mengetahui fungsi HRIS.
5.
Untuk mengetahui aplikasiHRIS.
6. Memahami output HRIS
7.
Mengetahui
tentang output HRIS
8.
Mengetahui
obyek HRIS
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
HRIS
HRIS merupakan salah satu sistem
informasi terpenting yang ada di dalam sebuah perusahaan. Human Resources
Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir
tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses
pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System, yang
menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
HRIS adalah sebuah bentuk
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM)
dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin
yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam
aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem
pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan
terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource
planning (ERP).
Human Resources
Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir
tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses
pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan
menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah
sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara
bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi.
sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara
keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari
aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat
universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi
finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang
sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah
dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih
kaku dengan aturan-aturannya.
Mengukur Efektivitas HRIS
Evaluasi harus menentukan apakah
atau tidak HRIS telah dilakukan sampai dengan harapan dan jika HRIS sedang
digunakan untuk keuntungan penuh Byars amp Rue . Salah satu tantangan yang
paling signifikan yang dihadapi oleh eksekutif personel publik saat ini adalah
mengukur kinerja sistem informasi sumber daya manusianya HRIS Dalam rangka
untuk membenarkan nilai tambah kontribusi HRIS untuk mencapai misi organisasi
Hagood amp Friedman . Melaksanakan program HRIS mungkin tampak batang yang
diperlukan untuk sebuah perusahaan tetapi jika itu akan menjadi alat yang
efektif untuk operasi HR itu tidak akan membantu meningkatkan efisiensi dan
dapat menghalangi gantinya. Salah satu perusahaan yang menerapkan sistem HRIS
adalah Toshiba America Medical Systems Inc TAMS . TAMS menempatkan semua secara
online imbalan kerja informasi dan menciptakan pilihan pendaftaran terbuka
ketika TAMS mengubah penyedia layanan kesehatan. Hampir segera setelah
meluncurkan portal UltiPro baru teknologi HRIS kepada karyawan TAMS mulai
melihat perbaikan dengan peningkatan perkiraan dalam efisiensi membuka
pendaftaran Wojcik . Dengan menentukan efisiensi dari program baru TAMS mampu
menyadari manfaat dari sistem HRIS yang baru.
Keamanan HRIS
Privasi informasi karyawan telah
menjadi isu utama dalam beberapa tahun terakhir. Dengan pencurian identitas
menjadi masalah umum karyawan menjadi lebih sensitif tentang siapa yang melihat
informasi pribadi mereka dan keamanan itu tetap masuk Dengan membuat informasi
karyawan yakin bahwa disimpan dalam HRIS yang relevan dengan perusahaan dan
memastikan ada terbatas akses proteksi password untuk informasi tersebut
perusahaan dapat membuat karyawan yang lebih aman dengan keamanan informasi
mereka. Entah elektronik atau kertas file karyawan layak diperlakukan dengan
hati-hati. Menetapkan hak keamanan dan pengguna akhir panggilan untuk
keseimbangan menggabungkan pengetahuan kebijakan SDM sistem dan sehari-hari
operasi O Connell .
Salah satu perusahaan yang menghadapi masalah keamanan
utama adalah CS Stars LLC. CS Bintang track hilang dari salah satu komputer
yang yang berisi informasi pribadi yang mencakup nama alamat dan nomor jaminan
sosial dari kompensasi pekerja. Masalah yang lebih besar adalah bahwa CS Stars
gagal untuk memberitahu konsumen yang terkena dampak dan karyawan tentang
komputer hilang. Meskipun komputer telah diambil dan tidak ada informasi yang
tampaknya telah dirugikan banyak karyawan kehilangan rasa aman dengan
perusahaan. Keamanan Informasi New York Pelanggaran dan Hukum Pemberitahuan
efektif pada bulan Desember mengharuskan bisnis yang mempertahankan data yang
terkomputerisasi yang mencakup informasi pribadi untuk memberitahu pemilik
informasi dari setiap pelanggaran keamanan sistem penemuan segera berikut jika
informasi pribadi adalah atau cukup diyakini telah diakuisisi oleh seseorang
tanpa otorisasi yang sah Cadrain .
Perusahaan lain yang mengalami pelanggaran keamanan
adalah Ameriprise Financial. Pada akhir sebuah komputer yang berisi informasi
pribadi pada klien dan karyawan dicuri. Karena banyak karyawan di Ameriprise
mengambil komputer mereka antara pekerjaan dan rumah perusahaan ditentukan ada
kebutuhan untuk menempatkan keamanan lebih ke komputer-komputer. Ameriprise
memastikan semua karyawan memiliki suite keamanan baru diinstal pada komputer
mereka. Dengan cepat menanggapi kebutuhan untuk keamanan yang lebih Ameriprise
memastikan semua informasi yang disimpan aman. Membuat informasi bahwa karyawan
disimpan sebagai aman mungkin akan ada lebih percaya pada perusahaan dan
karyawan HR yang bekerja dengan informasi tersebut.
B. Fungsi HRIS
Fungsi dari HRIS itu antara lain adalah sebagai
berikut :
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)
SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam
perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan
pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk
menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan Pelatihan
Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat
mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk
meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data
Proses pengelolaan data sehingga dapat digunakan
sebagai sumber (informasi/analisis) yang dapat dipercaya untuk perorangan/umum.
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan
Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka
menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun
perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
5. Perencanaan Karir (Career Planning)
Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan
jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap
pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang
ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan
ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical
path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing,
penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross
functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok
lainnya (horizontal carreer path).
6. Hubungan Karyawan (Employee Relations)
Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan
pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga
penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam
organisasi.
7. Separation Management
Berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan
hubungan kerja dalam organisasi banyak yang disebabkan karena normal separation
(pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation
(indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
8. Personnel Administration and HRIS
Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian
adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum
fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran
benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.
C. Aplikasi yang digunakan untuk HRIS
Macam-macam Aplikasi yang digunakan untuk Human
Resources Information System adalah :
1. Employee Database Management
Database Management System (DBMS) adalah seperangkat
program komputer yang mengendalikan pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan
database. Hal ini memungkinkan organisasi untuk menempatkan kontrol terhadap
pembangunan database di tangan administrator database (DBAs) dan spesialis
lainnya. Sebuah DBMS adalah perangkat lunak sistem paket yang membantu penggunaan
koleksi terpadu dari catatan data dan file yang dikenal sebagai database. Hal
ini memungkinkan program aplikasi user yang berbeda untuk dengan mudah
mengakses database yang sama. DBMSs dapat menggunakan salah satu dari berbagai
model database, seperti model jaringan atau model relasional. Dalam sistem yang
besar, sebuah DBMS memungkinkan pengguna dan perangkat lunak lain untuk
menyimpan dan mengambil data dengan cara terstruktur.
2. Performance Management
3. Recruitment Database Integrated System
Rekrutmen (recruitment) dapat diartikan sebagai suatu
proses untuk mendapatkan calon karyawan yang memiliki kemampuan yang sesuai
dengan kualifikasi dan kebutuhan suatu organisasi / perusahaan.Prosesnya
dimulai dari penetapan kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan, mencari
resource, mengumpulkan surat lamaran dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dan
diakhiri dengan mengumpulkan orang-orang yang tertarik dengan pekerjaan yang
lowong. Recruitment Database Integrated System dikembangkan dengan tampilan menu
mencakup semua proses rekrutmen dan seleksi yang dilakukan oleh perusahaan.
Walaupun alur proses di masing-masing perusahaan dapat berbeda, namun aplikasi
software ini dibangun secara”fleksible” mengikuti proses bisnis yang ada dalam
perusahaan.
4. Competency Based Integrated System
5. Talent Management Integrated System
Talent management meliputi pengembangan individu dan
organisasi di dalam menjawab perubahan dan kompleksitas lingkungan operasi.
Aktivitas dalam talen management termasuk menciptakan dan mempertahankan budaya
organisasi yang mendukung (support) dan berorientasi pada orang (people
oriented).
6. Compensation & Benefit Management System
Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam
Sistem Informasi Sumber daya Manusia adalah:
• Timely (tepat waktu)
• Accurate (akurat)
• Concise (ringkas)
• Relevant (relevan)
• Complete (lengkap)
D. Output HRIS
Output HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :
1. Subsistem Perencanaan Kerja
Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas
untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka
panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga
kerja (turn over), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu
sendiri.
2. Subsistem Perekrutan
Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk
pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi
ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara,
perekrutan dan analisis rekruitmen.
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Merupakan informasi±informasi yang dibutuhkan untuk
mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi± informasi ini
meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi keahlian,
karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4. Subsistem Tunjangan
Merupakan informasi tentang penggajian dan
kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan
bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
5. Subsistem Benefit
Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan.Benefit
berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan
kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima
karyawan sepeti dana pensiun.
6. Subsistem Pelapor Lingkungan
Informasi-informasi ini berhubungan dengan
keluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan
kerjanya.
E. Model HRIS
Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output.
INPUT HRIS terdiri atas 3
subsistem yaitu :
1. Sub Sistem SIA
(Sistem Informasi Akuntansi).
SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran
yang lengkap dari sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.
4
2. Sub Sistem
Penelitian Sumber Daya Manusia.
Bergungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh:
Penelitian Suksesi (succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job
Analysis and Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
3. Sub Sistem
Intelijen Sumber Daya Manusia.
Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia
dari lingkungan perusahaan yang meliputi:
·
Intelijen Pemerintah.
Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan
mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
· Intelijen
Pemasok.
Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan
tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga
kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan
data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan
dan penerimaan.
·
Intelijen Serikat Pekerja.
Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur
kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
·
Intelijen Masyarakat Global.
Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal
seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk
merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk
mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya
F. Obyek HRIS
Obyek SDM yang diaudit
Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM
itu sendiri mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi
pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta
fungsi peningkatan kinerja. Dengan demikian jika dirinci, obyek yang dapat
diaudit adalah sebagai berikut :
ü Fungsi
Perencanaan : Manpower Planning, Manpower Recruitment, Manpower Fulfillment,
Sourcing Candidate.
ü Fungsi
Pengembangan : Training, Development, Coaching, Mentoring.
ü Fungsi
Informasi & Teknologi : Personnel Data base, Sistem Informasi Manajemen SDM
(HRIS).
ü Fungsi
Pemerliharaan : Industrial Relation, Corporate Social Responsibility.
ü Fungsi
Penghargaan dan Penghukuman : Compensation & Benefit, Reward, Termination,
Punishment.
ü Fungsi
Peningkatan kinerja : Performance Management System, Pay for Performance.
Dari aspek diatas, kebanyakan masih berkutat dalam hal
sistem dan prosedur dimana aspek ini sering disebut sebagai sisi Hard
Capabilities Organisasi. Perkembangan selanjutnya yang bisa menjadi
pertimbangan audit, adalah juga mengaudit aspek Soft Organisasi, antara lain :
* Budaya Organisasi,
* Audit competency staff SDM,
* Audit kepuasan terhadap fungsi SDM.
G. Tahapan
Pengembangan Database HRIS
Tahap-tahap proses desain
pengembangan SISDM dapat dirinci sebagai berikut :
a.
Usulan Kepada Manajemen
Tahap pengusulan berkenaan dengan masalah-masalah umum yang dihadapi organisasi dan diarahkan pada suatu keputusan untuk menyelidiki lebih lanjut. Pada tahap ini, konsep pengembangan SISM diajukan, dan oleh karena itu berbagai parameter system secara keseluruhan dan analisis biaya/manfaat besar perlu diuraikan. Masalah-masalah kebijaka biasanya dibahas, dan dampak system terhadap dinamika organisasi dinyatakan. Tahap ini diakhiri dengan saran-saran untuk manajemen bahwa analisis kebutuhan perlu dilakukan.
Tahap pengusulan berkenaan dengan masalah-masalah umum yang dihadapi organisasi dan diarahkan pada suatu keputusan untuk menyelidiki lebih lanjut. Pada tahap ini, konsep pengembangan SISM diajukan, dan oleh karena itu berbagai parameter system secara keseluruhan dan analisis biaya/manfaat besar perlu diuraikan. Masalah-masalah kebijaka biasanya dibahas, dan dampak system terhadap dinamika organisasi dinyatakan. Tahap ini diakhiri dengan saran-saran untuk manajemen bahwa analisis kebutuhan perlu dilakukan.
b.
Analisis Kebutuhan
Tahap ini diarahkan untuk merinci lebih lanjut masalah-masalah umum yang dinyatakan dalam tahap usulan menjadi beberapa sasaran dan spesifikasi pemakai. Tujuan utama tahap ini adalah menemukan masalah-masalah sesungguhnya dan mengembangkan berbagai metode dan strategi untuk menanggapi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan mencakup analisis biaya dan manfaat secara lebih rinci, alternatif-alternatif dalam pengembangan, berbagai masukan keluaran system. “trade offs” dalam pengembangan berbagai pilihan yang mungkin dibahas, dan atas dasar informasi ini manajemen kemudian dapat menentukan apakah proyek dapat dilanjutkan atau memerlikan perubahan-perubahan atau tidak dilanjutkan.
Tahap ini diarahkan untuk merinci lebih lanjut masalah-masalah umum yang dinyatakan dalam tahap usulan menjadi beberapa sasaran dan spesifikasi pemakai. Tujuan utama tahap ini adalah menemukan masalah-masalah sesungguhnya dan mengembangkan berbagai metode dan strategi untuk menanggapi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan mencakup analisis biaya dan manfaat secara lebih rinci, alternatif-alternatif dalam pengembangan, berbagai masukan keluaran system. “trade offs” dalam pengembangan berbagai pilihan yang mungkin dibahas, dan atas dasar informasi ini manajemen kemudian dapat menentukan apakah proyek dapat dilanjutkan atau memerlikan perubahan-perubahan atau tidak dilanjutkan.
c.
Spesifikasi Sistem
Tahap ini memerlukan isi system yang sebenarnya dari sudut pandang pemakai. Berbagai fungsi dasar system dijelaskan serinci mungkin untuk menentukan urutan kegiatan pemerosesan. Semua produk akhir system dan semua masukan yang diperlukan diuraikan. Semua fungsi manual yang disyaratkan ditentukan. Tingkat akurasi dan jangka waktu yang harus dipenuhi system dijabarkan oleh para pemakai
Tahap ini memerlukan isi system yang sebenarnya dari sudut pandang pemakai. Berbagai fungsi dasar system dijelaskan serinci mungkin untuk menentukan urutan kegiatan pemerosesan. Semua produk akhir system dan semua masukan yang diperlukan diuraikan. Semua fungsi manual yang disyaratkan ditentukan. Tingkat akurasi dan jangka waktu yang harus dipenuhi system dijabarkan oleh para pemakai
d.
Desain Sistem
Dalam tahap desain ini, system keseluruhan dirinci secara spesifik agar semua fungsi dapat diperiksa dan semua program dapat disebutkan. Perancang system menentukan bagaimana SISM akan mencapai sasaran-sasaran yang dirumuskan dalam tahap spesifikasi. Program-program computer dirancang, dan semua konfigurasi perangkat keras (hardwere) dan lunak (softwere) ditentukan. Di samping itu, hubungan antara fungsi-fungsi manusia dan mesin dijelaskan, dan dokumentasi pemakai dan program-program latihan yang sesuai diidentifikasi dan bahan-bahan latihan disusun.
Dalam tahap desain ini, system keseluruhan dirinci secara spesifik agar semua fungsi dapat diperiksa dan semua program dapat disebutkan. Perancang system menentukan bagaimana SISM akan mencapai sasaran-sasaran yang dirumuskan dalam tahap spesifikasi. Program-program computer dirancang, dan semua konfigurasi perangkat keras (hardwere) dan lunak (softwere) ditentukan. Di samping itu, hubungan antara fungsi-fungsi manusia dan mesin dijelaskan, dan dokumentasi pemakai dan program-program latihan yang sesuai diidentifikasi dan bahan-bahan latihan disusun.
e.
Pengembangan Sistem
Program-program computer dibuat dalam tahap ini. Fungsi-fungsi manusia juga dijabarkan dalam bentuk diskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Semua bagian system diuji dengan data yang disuplai dari pemakai. Berbagai program latihan dikembangkan, dan percobaan-percobaan dilaksanakan dalam situasi-situasi uji semu (dummy test) maupun dengan data sesungguhnya.
Program-program computer dibuat dalam tahap ini. Fungsi-fungsi manusia juga dijabarkan dalam bentuk diskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Semua bagian system diuji dengan data yang disuplai dari pemakai. Berbagai program latihan dikembangkan, dan percobaan-percobaan dilaksanakan dalam situasi-situasi uji semu (dummy test) maupun dengan data sesungguhnya.
f. Instalasi
Dan Konversi
Setelah pengujian dilingkungan “laboratorium” berhasi, SISM dipasang dilingkungan organisasi pemakai da diuji lagi, sebelum perobaa dilakukan, dengan menggunakan data semu. Keseluruhan SISM kemudian dicoba dengan menggunakan data sesungguhnya, dan para pemakai dilatih tenang cara pengoperasian sistem. Penyesuaian-penyesuaian dilakukan, dan bila system berjalan baik, system lama bias dihentikan.
Setelah pengujian dilingkungan “laboratorium” berhasi, SISM dipasang dilingkungan organisasi pemakai da diuji lagi, sebelum perobaa dilakukan, dengan menggunakan data semu. Keseluruhan SISM kemudian dicoba dengan menggunakan data sesungguhnya, dan para pemakai dilatih tenang cara pengoperasian sistem. Penyesuaian-penyesuaian dilakukan, dan bila system berjalan baik, system lama bias dihentikan.
g. Evaluasi
Kerja SISDM, baru diukur dengan sasaran-sasran yang telah ditetapkan pada tahap-tahap awal. Biaya-biaya penjalanan system, akurasi dan ketepatan laporan, serta berbagai krakteristik operasional lainnya dievaluasi dan dilaporkan kembali kepada manajemen.
Kerja SISDM, baru diukur dengan sasaran-sasran yang telah ditetapkan pada tahap-tahap awal. Biaya-biaya penjalanan system, akurasi dan ketepatan laporan, serta berbagai krakteristik operasional lainnya dievaluasi dan dilaporkan kembali kepada manajemen.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
HRIS merupakan salah satu sistem
informasi terpenting yang ada di dalam sebuah perusahaan. Human Resources
Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir
tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses
pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System, yang
menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Human Resources
Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir
tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses
pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan
menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah
sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara
bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi.
sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara
keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari
aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat
universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi
finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang
sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah
dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih
kaku dengan aturan-aturannya.
Daftar
Pustaka
“http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia”
portalHR – www.portalhr.com
portalHR – www.portalhr.com
Iswanti,
2005. Sistem Informasi dari konsep dasar menuju pengadaannya
Tanjung.
2006.Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Jakarta. PT Grasindo
LINK PPT :
TERIMAKASIH....
Tidak ada komentar:
Posting Komentar